Vajon visszaáll a pandémia után a rendezvények világa online-ról élőre?
Az otthoni munkavégzések az online térbe száműzték a továbbképzéseket, a céges rendezvényeket és meetingeket is. Sok helyen az oktatás is digitális formára tért át, de nem voltak ritkák az online színházi előadások sem.
Mielőtt bekövetkeztek volna a covid miatti szigorítások, a rendezvényeket elsősorban élőben rendezték meg. Egy koncert vagy egy céges vacsora hangulatát nem lehet elérni online környezetben. A különböző szakmai konferenciák viszont kompromisszumokkal, de sikeresen átültethetőek a digitális térbe. Ehhez segítséget nyújtanak az online konferencia szoftverek is. A Zoom vagy a Microsoft Teams mellett a professzionálisabb megoldásokat keresőknek például a Conference Compass nyújt lehetőséget online konferencia szervezésére.
Természetesen az élő konferenciáknak számos előnye van online társaikkal szemben. A személyes kontaktusok miatt sokkal egyszerűbb a konferencián résztvevő kollégákkal vagy vállalatok képviselőivel kapcsolatot építeni. Ezt egy online konferencia csak részben tudja pótolni.
A szakmai események után tartott vacsoraestek, vagy kötetlen programok szintén növelik az élő konferenciák élményét és a kapcsolatok elmélyítésének lehetőségét.
A magyarországi járványhelyzet javulásával rendezvényekre vonatkozó korlátozások is enyhültek. Családi rendezvények és esküvők is rendezhetőek ötven és kétszáz fős megkötésekkel. Az esküvők megrendezésének lehetősége nagy lendületet ad a rendezvényszervezésből élő cégek és vállalkozók számára.
A zárt térben megrendezésre kerülő események egyelőre védettségi igazolvánnyal rendelkezők számára szervezhetők illetve látogathatók. Szintén jó hír az eseményszervező cégek számára, hogy 500 főig szervezhetnek védettségi igazolvány nélküli személyeknek szabadtéri rendezvényeket. Ez a létszám növelhető azzal, ha egyszerre több eseményt jelent be az adott vállalkozás az adott helyszínre. Zenés táncos rendezvények is szervezhetőek, de szintén csak koronavírus ellen védettséggel rendelkező személyek számára.
Online rendezvények a koronavírus-járvány előtti időszakban is voltak, igaz a pandémia alatt nőtt meg ugrásszerűen rájuk az igény. Biztos, hogy az élő rendezvények visszatérésével sem fognak eltűnni az online események, hiszen vannak esetek amikor kifejezetten előnyösnek bizonyultak. Például egy nemzetközi konferencia sokkal több résztvevő számára érhető el online megrendezve.
Az eszközigények tekintetében is vannak eltérések az online- és élő rendezvények között.
- Mindkét esetben jó előre meg kell tervezni a rendezvényt és annak részletes forgatókönyvét.
- Online rendezvények esetében kulcsfontosságú a közvetítés megoldása. Erre leginkább egy szélessávú internetkapcsolat jelent megoldást. A
közvetítés helyszínéül szolgálhat egy stúdió is, vagy egy rendezvényhelyszín is ahol a résztvevők egy része élőben is részt vehet.
- Elengedhetetlen eszközök az esemény rögzítésére a kamerák és mikrofonok, amelyeket akár bérelni is lehet az alkalomra.
- Élő rendezvények esetén a hang- és fénytechnika sokkal fontosabb, hiszen nagyban hozzájárul a résztvevők személyes élményéhez.
- Online rendezvény esetén mivel a résztvevők saját laptopjaikon követik a programokat ezek a látványelemek kevésbé érvényesülnek. Így ezekre kevesebbet is kell költeni, költséghatékonyabb a szervezés.
Az online esemény rögzítésére és továbbítására, a résztvevők és előadók közötti interaktív kapcsolat létrehozására számos online konferencia szoftver érhető el. A vendégek számától, és a kínált szolgáltatásoktól (regisztráláció, díjak beszedése, hírlevelek kezelése) függően lehetnek ingyenesek illetve előfizetéssel rendelkező applikációk.
Az előkészületek és marketing szempontjából kevés eltérés van online és élő rendezvény között, hiszen javarészt az élő események szervezése is online térben rendeződik.
Az élő eseményeken az egészségügyi előírásoknak való fokozott megfelelés jelenthet pluszköltségeket. A maszkok, fertőtlenítők biztosítása mellett a védőtávolságra, illetve a védettségi igazolványok ellenőrzését is külön meg kell szervezni. Online rendezvények esetében ezeket megspórolhatod.
Az élő eseményeken természetesen a résztvevők szívesebben részt vesznek, kiállítások, termékbemutatók vagy konferenciákhoz kapcsolódó értékesítési tevékenységek nagyságrendekkel sikeresebbek élő rendezvényeknél. Könnyebben hoz döntést illetve köteleződik el a részvevő az adott vállalat vagy termék irányába, ha személyesen vesz részt a rendezvényen.
Az online események pedig elkerülheted az egészségügyi korlátozásokból fakadó többlet költségeket, illetve a résztvevők számát és összetételét sem korlátozza semmi. Így a jövőben is érdemes lesz online eseményekben gondolkoznod, és a szükséges tapasztalattal rendelkező vállalkozást megbíznod ennek megszervezésére és lebonyolítására.
A korlátozó intézkedések enyhítésével újra teret nyernek az élőben megrendezett események, óvintézkedések, létszámhoz és védettséghez kötött korlátozások mellett. Ám az online eseményekről sem szabad megfeledkezni, hiszen ezekre nem vonatkoznak az élő rendezvényeket szabályozó megkötések. Egy esetleges következő járványhullám újra az online irányba terelheti majd a rendezvényszervezők és a cégek figyelmét.