4+1 tuti tipp: ha nincs elég időd, így csinálj magadnak
Egy diáknak vagy egy háziasszonynak is érdemes kipróbálnia az alábbi tippeket, ha hatékonyabbá szeretné tenni az időbeosztását.
1. Pareto-elv: 20% feladat, 80% eredmény
Biztosan felfigyeltél már rá, hogy bár rengeteg teendőnk van nap mint nap, nem mindegyik egyformán produktív, vagyis egyes feladatok eredménye jóval látványosabb, míg mások elvégzésével gyakran “szabad szemmel alig látható” eredmény keletkezik. Ez nem véletlen, és teljesen összhangban van a Pareto-elvvel. Ezt a törvényszerűséget egy olasz közgazdász, Vilfredo Pareto állította fel a 20. század közepén.
A Pareto-elv kimondja, hogy a különböző jelenségek 80%-a az okok 20%-ának köszönhetően jön létre. Vagyis érdemes megvizsgálnod a teendőidet, és 10 feladatból kiválasztani azt a kettőt, amely az eredmények nagy részét produkálja. Ha erre a két feladatra több hangsúlyt fektetsz, jóval produktívabb lesz a napod, mintha elvesznél az időrabló feladatok tengerében.
A képen: Vilfredo Pareto (1848-1923) - Fotó: Wikipédia
2. Rugalmas és rugalmatlan tennivalók
A hatékony időbeosztás kialakítását nagyban segítheti, ha egy speciális szempont alapján osztod két csoportra a feladatokat. A teendők egy részére jellemző, hogy nem szabhatod meg, mikor kerítesz rá sort, sőt, gyakran azt sem, meddig fog tartani. Erre a legplasztikusabb példa az alvás, hiszen ennek időpontját nem nagyon lehet tologatni, és az időtartama is viszonylag állandó (vagy ha nem, annak meglesz a böjtje). De egy meeting vagy egy tárgyalás is ez a kategória: adott időpontban és meghatározott ideig zajlik, amit a kitűzése után általában már nem (vagy csak nehezen) lehet módosítani.
Ennek megfelelően a legpraktikusabb, ha előbb a rugalmatlan feladatokat írod be a naptáradba. Ezek fix pontként meghatározzák, hogy a rugalmas teendőket, vagyis amelyeknek kezdési időpontját, esetleg még az időtartamát is befolyásolhatod, hová tudod beilleszteni.
3. Biztos, hogy minden fontos, ami sürgős?
Nap mint nap számtalan sürgős teendőt kell elintézni - de vajon minden fontos, ami sürgős? Dwight D. Eisenhower, az USA egyik korábbi elnöke a következő választ adta erre a kérdésre: “Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”. Ez az axióma pedig a modern időmenedzsmentre is nagy hatással volt, mivel az úgynevezett Eisenhower-mátrix is ezen alapul.
Vajon a mátrix négy rublikálja közül melyikre érdemes összpontosítani, ha igazán hatékony szeretnél lenni? Általában a bal felső, “fontos+sürgős” mezőre voksolnak a legtöbben - pedig nem ez a helyes válasz. Ezzel ugyanis inkább egy reaktív viselkedésmódot veszel fel, csak futsz a történések után. Ha tűzoltásnál több a cél, inkább a “fontos+nem sürgős” rublikára érdemes figyelni. Ez már egy proaktív szemléletmód, ami hosszú távon is eredményes lehet.
4. Gyakran felborul a napirend? Térj át a heti időbeosztásra
Számos olyan tennivaló van, amit naponta kell vagy érdemes elvégezni. Például napi 2 kilométer futás, napi 10 angol szó megtanulása, napi 10 perc meditáció stb. Ezek egy része akkor a leghatásosabb, ha tényleg minden nap végzed (pl. a testmozgás). Azonban a mai modern, felgyorsult életmód mellett gyakran nagyon nehéz az ilyen napi feladatokat kihagyás nélkül elvégezni. Jöhetnek olyan magánéleti események - például egy váratlan családi teendő -, vagy olyan munkahelyi fordulatok - például egy új, fontos, határidős munka -, amelyek miatt felborul a napirend. Ezért a szakértők szerint érdemes áttérni a heti időbeosztásra. Így ha valamiért - akár több napon át - túlóráznod kell, utána, mikor ismét van szabadidőd, behozhatod az elmulasztott futást, tanulást stb. Heti tervezéssel tehát könnyebb tartani az előzetes terveket, így pedig a napirended felborulásával kapcsolatos stresszt is megspórolhatod.
+1 Kifutottál az időből? Nem tragédia: képezd magad
A téma szakértői szerint a saját leendő napirendünkkel kapcsolatban általában indokolatlanul optimisták vagyunk. Más szóval általában alulbecsüljük az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Illetve nem számolunk olyan tényezőkkel, amelyek lassíthatják a kivitelezést, például hogy egy-egy feladat jóval lassabban halad, vagy azokkal a váratlan nehézségekkel, amelyek alaposan megnehezíthetik a feladat elvégzését.
Ennek megfelelően, ha a kitűzött teendők 70%-át sikerül teljesíteni, az már nagyon jó eredmény. De ha az adott időszakra ütemezett teendők közül a feladatok legfontosabb 20%-át sikerül elvégezned, akkor is elégedett lehetsz.
A hatékony időbeosztás az üzlet világában is kiemelt jelentőségű területnek számít. Nem közismert, de tény, hogy a projektek több mint 30%-a sikertelen, csak 68% zárul eredményesen. Annak érdekében, hogy ez az arány a jövőben javuljon, a döntési pozícióban lévő menedzsereknek érdemes elvégezniük egy megfelelő színvonalú projektmenedzsment-képzést. Előtte azonban jó ötlet tájékozódni, hogy mi a különbség a PMP és a CAPM minősítés között, és mikor melyiket érdemes választani.
