A kínos csend és a késés kezelése – Üzleti protokoll a virtuális térben
A szikrák célja, hogy más nézőpontból is megvilágítsák a lehetőségeket, pozitív realista módon felrázzanak és kreatív szemléletre inspiráljanak, amely egy másfajta nézőpontot kíván. Kíváncsit...
A személyes találkozás, üdvözlés, bemutatkozás formái teljesen magától értetődők az üzleti világban. Sok cikket lehet olvasni arról, hogy hogyan (ne) mutatkozzunk be, hogyan viselkedjünk egy állófogadáson, stb. Azonban
a virtuális világban használatos szabályok gyakran háttérbe szorulnak, pedig alapvetően nem kell eltérnünk a már megtanult normáktól.
Ehhez kapcsolódóan gyűjtöttem össze néhány apróságot, amelyre ha figyelsz, megkönnyítheted az online munkavégzést magad és partnereid számára is.
Virtuális pontosság
Bár a virtuális térben esélytelen, hogy dugóba keveredj, az sem életszerű, hogy lekésed a buszt, mégis előfordulhat, hogy „késel” – vagyis az előre meghatározott időpontban nem állsz készen a megbeszélésre. Ha úgy látod, hogy ennek fennáll a veszélye – legyen az telefonos vagy bármilyen más alkalmazáson keresztül történő – akkor
feltétlenül jelezd ezt a partnered számára.
A szokott módon felhívhatod telefonon, e-mailt vagy sms-t küldhetsz neki. Természetesen ebben az esetben is fontos, hogy ez az értesítés minél hamarabb érkezzen meg a másik félhez, hogy kalkulálni tudjon a változással.
Az e-mailben rejlő figyelmességek
Most még nagyobb e-mail forgalomnak van kitéve postafiókunk és talán még azokkal is levelet kell váltanunk, akikkel eddig általában csak szóban egyeztettünk. Éppen ezért az alaptényezőkön kívül, mint megszólítás, elbúcsúzás,
nagy segítséget adunk, ha pontosabban fogalmazzuk meg a tárgyat.
Levelünket könnyebb lesz visszakeresni, priorizálni vagy esetleg rendszerezni.
Gerd Altmann képe a Pixabay -en.
A tárgy mellett a címzett sor helyes kitöltése és az aláírás beállítása is segítheti a másik fél munkáját. Tekintettel arra, hogy sokan hirtelen kerültek home office-ba, az is előfordulhat, hogy a névjegykártyák az irodában maradtak. Ha az aláírásunkban szerepel a telefonszámunk, már egy kisebb könnyítést adtunk a másik félnek.
Formális szabályok az online meetingen
Sokszor nem tulajdonítunk nagy jelentőséget annak, hogy egy megbeszélést ki irányít, ki figyel az időkeretre és ki jegyzetel. Összeszokott csapatnál ugyanis ezek a szerepek magától értetődők, ráadásul összekacsintással, metakommunikációval is át lehet hidalni kérdéses részeket. Látom, hogy írod, látom, hogy mondani akarod… Ezek azonban eltűnhetnek vagy gyengülhetnek a digitális térben, így
egy találkozó előtt jó, ha egyeztetjük a feladatokat, szerepeket.
Nem csak rugalmasabbá tehetjük a menetét, hanem mi magunk is komfortosabban érezhetjük magunkat közben.
A kínos csend helyett…
Online megbeszéléseknél számíthatunk üresjártara a csatlakozás és tárgyalás megkezdése között. Ilyenkor a csend még kínosabb és hosszabb lehet, úgyhogy jó felkészülni arra is, hogy ezt hogyan kezeljük.
Legyen néhány ráhangoló kérdés a tarsolyunkban.
Lehet kezdeni a tárgyalást egy nyitókörrel: ki hogy van, mi történt vele.
Lawrence F képe a Pixabay -en.
Ez furcsán hangzik, pedig szoktuk alkalmazni a személyes találkozó alkalmával is, amíg eljutunk a tárgyalóig, kicsit ráhangolódunk a megbeszélésre. Ez ilyenkor kiesik, tehát egy informális kezdés javíthat a hangulaton.
Mielőtt bontjuk a vonalat…
Egy személyes találkozón nagyjából érezni lehet, hogy milyen volt a hangulat, ki hogy érezte magát. Látjuk a mimikából, a mozdulatokból, a mosolyból… Ezek azonban online szintén kevésbé erősek. Így ami offline szemmel látható, az lehet, hogy itt igényel egy kis beszélgetést. Milyen volt? Hogy érezted magad? Mi van még mára?
Kérdések, amelyeket amúgy is feltennél a tárgyalóból kifelé menet, most se felejtsd el!
Csak csinosan!
Ha az online meetingeken használunk kamerát, akkor egy kicsit adjunk a külcsínre is! Nem feltétlenül kell kiskosztümbe/öltönybe bújni (ha neked az a kényelmes, ám legyen!), de tiszteljük meg a másik felet azzal, hogy legalább megfésülködünk, hajat mosunk, stb.
Nem csak a látvány lesz jobb, hanem garantáltan a közérzetünk is javul tőle.
Ha találunk egy olyan helyet a lakásban, ami semlegesebb, akkor a háttér is üzleti lesz, így nem feltétlenül „engedjük be” a másik felet a lakásunkba. Figyeljünk a fényviszonyokra, ha az arcunk jól látszódik, nincs háttérzaj vagy zavaró nesz, akkor a könnyedén megalapozhatjuk a barátságos hangulatot.
Jelen helyzetben az üzleti protokollt nem csak azért érdemes most fokozottan betartani, mert az elegáns és profivá tesz, hanem azért is, mert ezzel támogathatjuk a másik fél munkáját, adott esetben még időt is takaríthatunk meg. Ráadásul abban is segítségünkre lehet, hogy ne távolodjunk el egymástól még akkor sem, ha kezdetben idegenkedtünk a túlzott online jelenléttől.
